ソラボのバックオフィスのお仕事

2021/12/7

2021/12/07


こんにちは。おまみです。

今回はソラボのバックオフィスを担当しているメンバーにそれぞれの業務内容をインタビューしてみました!

バックオフィスではどのような業務が行われているのでしょうか?

村上さん

まず初めに、経理担当の村上さん、よろしくお願いします!

村上「よろしくお願いします!」

村上さんが現在担当している業務内容について教えてください。

村上「はい。徐々に引き継いでいるものもあるのですが、経理業務・財務業務・労務全般・人事・法務業務・Webの顧客管理・記事チェック・総務業務を行っています。」

ありがとうございます。それぞれ詳しい内容を教えてください。

経理業務

村上「経理業務は米森さんと分担して業務を行っています。伝票の入力は米森さんにお願いしていて、私はその内容のチェックと分析が主な役割です。」

分析ってどんなことをするのですか?

村上「前月と比較をして経費が増減しているところの内容を確認したり、予算に対して大幅なずれが生じていないか、今後の見通しがどうなるかを確認したりしています。損益の最終着地を月次で追っていて、翌月の5営業日以内には締めて月次損益を固めています。」

財務業務

財務業務ではどんなことを行っているのですか?

村上「財務は端的に言うと入出金の管理と将来の支出の見通しを立てる業務です。現在は支払業務と月の出金の内訳を管理しています。」

財務と経理ってどう違うんですか?

村上「財務は純粋なお金の管理で、お客様からの入金に関しての管理をしているのが経理です。資金繰り計画を立てる人だと思ってもらえればよいかと思います。」

労務業務

村上「労務としての私の業務は給与計算がメインです。他には産休・育休などの制度利用者からの問い合わせ対応を行っています。夏季休暇や年末年始休暇などの調整も業務の一つです。」

人事

村上「人事に関しては、ほとんどの業務を村山さんに引き継ぎましたが、休職者や退職者の対応はまだこちらで行っています。」

法務業務

村上「こちらは契約書のチェック、契約の締結などを行っています。契約書を作ることもありますが、ゼロから作ることはあまりなく今あるフォーマットを参考にして作ることが多いです。」

デジタルマーケティング事業部の顧客管理

顧客管理も行っているんですね!

村上「はい。現在はWeb制作や伴走プランのお客様の管理を行っています。契約と請求の管理をしていて、現在70社ほどのお客様がいらっしゃいます。こちらの業務についてもデジタルマーケティング事業部のメンバーに少しずつ引き継ぎ中です。」

記事チェック

村上「記事チェックは、多いときは1週間で2-3本行っていました。内容を確認して、正しい情報を発信できるように気を付けていました。」

事業再構築補助金を自社で受けてその知見があるから記事チェックの依頼も村上さんに来たんですね!

村上「そうですね。サイト立ち上げ準備時は記事のストックをつくらないといけないので週2-3本チェックを行っていましたが、今は1ヶ月に1度確認が来るくらいに落ち着きました。」

総務業務

村上「総務としては、登録免許の維持管理が主な業務です。米森さんにお願いしている部分も多いですが、物品の管理や購買業務も行っています。物品の管理では、各部署と連携して返却されたPCや社用携帯のデータを削除してよいか確認を行っていたりもします。」

ありがとうございます。村上さんの業務は多岐にわたるんですね!

繁忙期について

沢山の業務を行っていますが、繁忙期はありますか?

村上「一番忙しいのが11-12月です。決算業務が11月から始まるのでそこから繁忙期がやってきます。」

月の中での繁忙期はありますか?

村上「月でいうと、月初が忙しいです。勤怠、経費の締めが5営業日なので。」

5営業日って中々ハードそうですね(^^;

大変なところ

色々な業務を行っていますが、大変な部分はどんなところですか?

村上「色々業務はありますが一番気を張っているのが給与計算ですね。他の業務に関しては、ルーティンになってくると慣れるので!」

多岐にわたる業務を行っている村上さん。お忙しい中、お時間をいただきありがとうございました!

村山さん

続いて、人事の業務について村山さんにお伺いしていきたいと思います。

村山さん、よろしくお願いします。

村山「よろしくお願いします!」

村山さんが現在担当している業務について教えてください。

村山「メイン業務は採用業務なのですが、労務業務も今少しずつ村上さんから引き継いでいます。今後は研修業務も力を入れていきたいと考えています。」

ありがとうございます。それではそれぞれの業務について詳しく教えてください。

採用業務

村山「採用業務としては、新卒採用・中途採用・インターン採用の3つの採用を行っています。」

新卒採用ではどんなことを行っていますか?

村山「22卒と23卒の募集を現在行っていて、現在は22卒採用を積極的に取り組んでいます。23卒に関しては12月中旬位から企業オファー型の媒体を使ってオファーを行い、1月から説明会を順次開催していく予定です。」

ありがとうございます。中途採用ではどのような業務を行っているのですか?

村山「中途採用は掲載しているサイトから応募してくださった方へ向けた説明会から面接まで行っています。説明会も面接も現在はWebで行っており、対面を希望されている方にはご来社いただくこともあります。私との面談は基本的にWebなのですが、2次面接からはご来社いただくことが多いです。」

説明会→1次面接→役員面接という流れですか?

村山「そうですね。説明会に参加していただいた方とお話して、そこで応募の意思を確認します。選考に申し込んでいただいた方には書類を提出いただき、書類選考を行います。その後1次面接、役員面接を行います。場合によっては社長面接を実施することもあります。」

インターン採用も行っているのですか?

村山「こちらに関しては、まだ設計をしている段階なんですけど、今後力を入れていこうと思っています。現在はWantedlyのみで掲載しているので、ソラボのインターンに興味がある方はWantedlyをのぞいていただけると嬉しいです!」

ソラボとしては初の人事専任担当かと思いますが、業務を行っている中で、難しい点や苦労した点はありますか?

村山「入社した当初、ビジネスモデルの理解に時間がかかりました。採用担当は求職者の方と一番近くで話すポジションなので、ビジネスモデルをきちんと理解していないと求職者の方とお話がスムーズに進まないので…。」

ビジネスモデルを理解するために、実施したことはありますか?

村山「現場の状況を把握するためにもメンバー全員と面談しました!一人ひとりをお話する中で、業務理解も深まりましたし、Wantedlyストーリーのネタ作りにもなってよかったです。」

連載で行ってる3ルール好きです!

村山「ありがとうございます!求職者の方でストーリーを見ている方、結構いるんですよ!およね部もWantedlyと連携してくれててありがたいです。」

ありがとうございます!

研修

研修についても村山さんが設計してらっしゃるんですか?

村山「そうですね。新卒研修は現在高倉さんにお願いしているのですが、そういった研修だけでなく、今後は営業力研修やマネジメント研修、コーチング研修など各メンバーのステージに合った研修ができたらいいなと思っています。」

それ、素敵ですね!

村山「せっかく、マーケターやSEも社内にいるので、PCの基礎知識に関しての研修などもできたらいいなと思います。」

いいですね!最近、融資支援事業部では、メンバーが自発的に勉強会を開いていますよ!アウトプットして知識を定着したいと思うメンバーと新しい情報を知りたいというメンバーが参加するのでお互いにWin-Winな勉強会になってます。

村山「そうなんですね!その勉強会もしかしたら、ライターの方も参加したい人とかいるんじゃないかな?記事を書き始めたら気になることが出てくる人がいるかも。」

確かにそうですね。みんなで情報共有して、レベルアップしていけたら最高ですね♪

村山「そうですね。入社してもらったからには長くいて欲しいので、最終的には、キャリアチャレンジしたい人の指針になるような研修を順次開催していきたいと思ってます!その他にも、生き生きと働いて欲しいので、社内の仕組みづくりに力を入れていきたいと思っています。」

楽しみです!よろしくお願いします♪

労務

労務業務も行っているのですか?

村山「そうですね、村上さんから徐々に業務を引き継いでいるのですが、主には入社が決まった方の給与条件を整えて、雇用契約書の作成を行っています。」

なるほど。

村山「あとは、入社日までに揃えていただきたい書類の連絡や、入社当日に依頼していた書類の回収と雇用契約の手続きをしています。」

人事をやる上で大切にしていること

人事業務を行う上で大切にしていることはありますか?

村山「求職者の方に一番初めに会うポジションなので、ハキハキ話したり、明るく話したりするように気を付けています。」

基本的な社会人としてのマナーの部分ですね!大切ですよね!

Web面談が主流とのことですが、雰囲気って分かりますか?

村山「そうですね。面談自体の雰囲気は対面とはあまり変わらずにできています。」

よかったです。

村山「ソラボは、新規事業が続々と立ち上がったり、新たなポジションができたりするので、入社後に様々な挑戦ができる環境があります。入社前とやりたいことが変わったとしても、挑戦できるように環境を作っていきたいとも考えています。」

いいですね!

村山「私が働いている部門の採用は現在行っていないのですが、もっと会社が大きくなって人数が増えたら、その時は現在やっている業務それぞれに責任者がいるような状況にしていけたらいたらいいなと思っています。」

今力を入れているところ

現在の採用業務で力を入れている業種はありますか?

村山「はい、コンサルタントや営業職の採用に特に力を入れています。もちろん、新卒採用も!」

採用業務の繁忙期はありますか?

村山「中途採用に関してはずっとですね(笑)新卒採用は1月~8月が繁忙期になると思います。6月には内定出しをしていく予定です。」

専任の採用担当としては初の村山さん、採用の仕組みづくりも行い、採用業務を整えている最中とのこと。

お時間いただき、ありがとうございました!

米森さん

それでは、最後に、みんなのサポーター、米森さんお願いします!

米森「はい。よろしくお願いします!」

米森さんが現在担当している業務について教えてください。

米森「私が対応している業務は経理業務、総務業務、労務業務、サポート業務の4つです!」

それぞれの業務について詳しく教えてください!

米森「経理業務は主に、仕分けと記帳、請求書対応などを行っています。」

経理業務

仕分けと記帳

米森「マネーフォワードに連携している各銀行の内容をひらいて、どこの経費に当てはまるかを仕訳けています。仕訳ける時に、証票を添付しないといけないことが地味に大変な作業です。マネーフォワードに連携していない銀行は記帳に行って残高が合うか確認しています」

そうなんですね。

米森「請求書との紐づけが大変なのですが、今まで紙でやっていたものが電子化されて少し楽になりました!この業務は支払いが多い月末月初が忙しい時期になります。この業務に取り組むようになって簿記の勉強も始めました!」

請求書の確認や滞留債権の管理

この業務は具体的にどんなことをしているんですか?

米森「請求書に関しては、村上さんからOKが出た案件の郵送を行っています。郵送前に改めて内容の確認もしています。滞留債権の管理もしていて、未入金のお客様への連絡を営業担当にしてもらうように促しています。」

ほかに何か経理業務で対応していることはありますか?

米森「経理業務と総務業務の間のようなお仕事ですが、健康診断の結果や売上の請求書などまだまだ紙で管理しているものも多く、そういったものは一つ一つファイリングして、見つけやすいように整理しています。」

総務業務

米森「総務業務としては、オフィスの清掃や備品管理などを行っています。」

具体的にどのような業務を行っているのか教えてください。

米森「備品の管理やオフィスの清掃などを行っています。お客様が訪問される8階については特に気を付けています。各個室のパーティションを拭いたり椅子を整えたり、お客様用のお水の補充をしたり…。お客様が来た時に違和感が無いように意識しています。」

いつも清掃ありがとうございます。

米森「備品に関しては、在庫状況を確認して業務に必要な備品の手配を行っています。その他にも、業務改善をしていくために、社内でアンケートをとり、メンバーにもらったアイディアを実施できるかどうか上長に提案して実行しています。もうすぐ年末なので総会の準備も進めています。」

労務業務

労務業務としてはどのようなことを行っていますか?

米森「労務業務としては勤怠管理を行っています。月末に全員の勤怠を確認して、未入力項目が無いか・出勤日数が間違っていないかを確認しています。」

いつも連絡ありがとうございます。抜け漏れ多くてすみません(汗

サポート業務

米森さんは他にも、色々やっていますよね。

米森「そうですね、およね部更新だったり、最近は経営企画のサポートだったり。経営企画のサポートとしてはプレスリリースの土台づくりや、そのための記事探しをしています。提携先からのご紹介案件の進捗状況の確認なども行っています。」

業務を行う時に大切にしていることは何ですか?

米森「「誰でも出来る仕事こそ素早く丁寧に」を心掛けています。業務や立場上、様々な方面から業務依頼が届き、遂行していきます。その中には誰でもできる仕事も多いと感じています。その誰でもできる仕事にこそ自分の存在価値を投影できると考えて取り組んでいます。「米森に頼んで良かった」と思ってもらえるように、素早く丁寧に、自分ならではの付加価値を加えられるように意識しています。チーム・組織を支えていけたらいいな、と常に思っています。」

本当に様々な業務を行っていますね。「一つの業務を深く」よりも「色々な業務を少しずつ」の方が得意という米森さん。マルチタスクが得意なのすごいな~と思いました

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今回はソラボのバックオフィスを支えるメンバーにインタビューを行いました。

各メンバーが業務に集中できるのも、こういったメンバーが支えてくれているからなんだな~と改めて実感しました。

皆様、お忙しい中、お時間をいただきありがとうございました!

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